La lettura della fattura elettronica per monitorare i costi dei fornitori

La lettura della fattura elettronica potrebbe sembrarti particolarmente complicato se non hai mai utilizzato un software dall’interfaccia semplice e intuitiva.

Negli ultimi anni, sia le aziende che i professionisti privati, hanno avuto la necessità di creare, inviare e archiviare le fatture elettroniche per velocizzare non solo l’iter nella ricezione dei versamenti, ma anche per rendere molto più rapido il processo per i controlli fiscali. Come si legge una fattura elettronica e quali strumenti bisognerebbe scegliere per farlo in modo facile e a portata di tutti?

Fattura elettronica: difficoltà nel monitorare i costi dei prodotti acquistati

Per quanto l’utilizzo di un pacchetto Office oppure l’invio di e-mail sia una consuetudine anche per chi non è avvezzo alla tecnologia e all’informatica, tantissime persone sono ancora oggi reticenti quando devono interfacciarsi con la fatturazione elettronica e la digitalizzazione aziendale.

Monitorare i costi dei prodotti acquistati, scegliere i fornitori giusti e garantire la correttezza dei prezzi però sono tutte condizioni che possono avere un impatto significativo sul margine di profitto aziendale. Affidarsi a strumenti adeguati è, quindi, il primo passo per digitalizzare al meglio il proprio archivio di fatture e affrontare le difficoltà annesse. Alcune aziende hanno, quindi, bisogno di affidarsi a strumenti informatici dedicati per la fatturazione elettronica, capaci di affrontare alcune sfide, come gli errori nelle fatture, le difficoltà nel confronto dei fornitori, e tutti quei problemi legati alle scadenze. Ma se fino a pochi mesi fa le aziende potevano ancora affidarsi a un sistema di fatturazione cartaceo, attualmente tutte le transazioni di acquisto e vendita devono essere monitorate digitalmente ed è necessario sottoscrivere un servizio per la fatturazione elettronica.

Tali problematiche vengono evidenziate in uno studio condotto da SAGE, una società leader nel settore che sottolinea come le PMI (Piccole e Medie Imprese) perdono in media fino al 5% dei loro ricavi annuali a causa di errori nelle fatture elettroniche e nelle annesse ottimizzazioni delle forniture. Mentre un’indagine della Business Continuity Institute evidenzia come il 60% delle aziende ha subito l’interruzione dei processi a causa dei problemi connessi a fornitori e comunicazioni, incidendo negativamente sulle perdite economiche. Adottare un sistema efficiente all’interno dell’azienda diventa, quindi, un aspetto cruciale che può fare la differenza sia nel breve che lungo periodo.

CheckFattura: la soluzione ideale

Affinché tu possa affrontare nel migliore dei modi tutti i problemi legati alle fatture elettroniche, la soluzione ideale potrebbe essere CheckFattura; un software innovativo sviluppato per aiutare le aziende a superare tutte quelle difficoltà annesse alla gestione delle fatture e all’ottimizzazione dei processi di acquisto. Grazie a questo strumento potrai sfruttare tante funzionalità che ti semplificheranno il monitoraggio dei costi e la scelta dei fornitori, oltre ovviamente alla gestione corretta dei prezzi di listini in base al mercato di riferimento.

Cos’è CheckFattura e perché non devi limitarti alla lettura della fattura elettronica

Magari non sai cos’è e come funziona CheckFattura e hai bisogno di qualche informazione in più per comprendere se possa diventare o meno la soluzione ideale per le tue esigenze aziendali. CheckFattura è una piattaforma digitale che ti permette di accedere a uno strumento avanzato per la gestione delle fatture elettroniche. Grazie a un’interfaccia semplice e intuitiva potrai automatizzare molti dei processi manuali legati alla gestione dei documenti digitali, riducendo drasticamente gli errori e ottimizzando l’efficienza operativa.

Questo software, nello specifico, porta con sé diversi benefici; infatti, potrai contare non solo sull’automazione della lettura delle fattura elettronica, ma anche su funzionalità dedicate al confronto dei prezzi distribuiti dai fornitori, al monitoraggio delle scadenze e alla creazione di ordini dedicati, quest’ultima ti permette di gestire al meglio gli approvvigionamenti.

Sebbene possano sembrare degli aspetti trascurabili, in realtà, diventano cruciali quando hai la necessità di monitorare più di un cliente o fornitore. Sbagliare una sola fattura non è un problema, ma quando gli errori si ripetono periodicamente le conseguenze possono diventare finanziariamente rilevanti.

Tutti i problemi evidenziati nelle righe precedenti, come gli errori nella creazione di fatture elettroniche o semplicemente la gestione delle scadenze, vengono limitati da un software ottimizzato come CheckFattura. Quali sfide si possono superare concretamente con questo programma?

Tra i punti di forza principali figura la capacità di ridurre gli errori umani, usualmente in numero maggiore quando le fatture vengono create e inviate da un dipendente. A volte, per distrazione o per stanchezza, il tuo addetto alla gestione delle fatture cartacee o digitali potrebbe incorrere in errori di trascrizione banali.

A ciò si aggiunge un’altra grande risorsa: la funzionalità per il confronto dei prezzi dei fornitori. Avere un programma che possa aiutarti a controllare in pochi secondi i prezzi dei fornitori in tempo reale, ti consentirà di ottimizzare i costi e di velocizzare l’iter decisionale per il cliente o il venditore.

Così come CheckFattura è un’ottima soluzione per la gestione delle scadenze, grazie ai promemoria automatici potrai rispettare tutti i pagamenti ed evitare le more annesse. A ciò si aggiunge anche l’efficienza operativa; infatti, integrare nel programma gli ordini ti permette di ottimizzare i processi di approvvigionamento ed evitare che la produzione si fermi.

Come funziona CheckFattura

La facilità di utilizzo e l’accessibilità a questo software sono evidenti soprattutto quando si accede per la prima volta alla piattaforma. Affinché si possa usufruire del servizio sono necessari cinque passaggi chiave: registrazione alla piattaforma, caricamento delle fatture, monitoraggio dei prezzi, gestione delle scadenze e creazione degli ordini.

Registrazione alla piattaforma

Il primo passo da compiere se vuoi affidarti alle funzionalità di CheckFattura è creare un account sulla piattaforma. Ti basterà cliccare su Accedi, in alto a destra nella pagina principale, e selezionare la voce Crea un nuovo account. Scelte le credenziali la piattaforma invierà un messaggio di posta elettronica predefinito per verificare l’e-mail. Completata la fase di verifica non dovrai fare altro che effettuare il Login alla piattaforma e configurare il profilo aziendale, con le informazioni della società e dei fornitori.

Caricamento delle fatture elettroniche in formato xml

Definite le informazioni della tua società e collegati i fornitori, puoi caricare le fatture elettroniche che ti interessano. Le fatture possono essere caricare automaticamente nel sistema, infatti, il software leggerà i dati dalla fattura e organizzerà l’archivio in modo che sia di facile accesso anche per chi non è abituato a un’interfaccia di questo tipo. Se invece desideri creare una nuova fattura ti basterà cliccare sulla voce Crea e inserire tutte le informazioni del destinatario, compresa la PEC e la data di scadenza.

Monitoraggio dei prezzi di acquisto delle materie prime

Una volta che hai configurato il software e inserito i dati necessari, puoi visualizzare e confrontare i prezzi dei prodotti acquistati dai venditori presenti nell’elenco, identificando in modo semplice e intuitivo le opportunità di risparmio. Infatti, comparirà a schermo uno schema grafico che mostra i prezzi più convenienti, agevolandoti nella scelta del fornitore.

Gestione delle scadenze

Inserite le informazioni e monitorati i prezzi il passaggio seguente è gestire le scadenze della fattura appena creata. Puoi scegliere la data della scadenza di ogni fattura e inviare una notifica automatica a tutti coloro che l’hanno ricevuta e sono prossimi al pagamento. In questo modo puoi evitare ridarti nei versamenti e bypassare il contatto diretto tramite numero di telefono o altro.

Spesso le aziende assumono comportamenti perentori per ricevere i pagamenti, quando basterebbe solo comunicare in modo educato con clientela e venditori. L’invio automatico delle notifiche renderà la comunicazione della tua azienda adatta al target di riferimento e mai invadente.

Creazione degli ordini

Definito se inviare o meno le notifiche delle scadenze, con CheckFattura puoi anche creare i veri e propri ordini; infatti, puoi generare automaticamente gli ordini dal software integrando la gestione delle fatture con i processi di approvvigionamento. Ad esempio, se il tuo magazzino sta finendo le scorte, puoi creare automaticamente gli ordini con i venditori prima che si svuoti totalmente.

Se ti sembra interessante puoi provare CheckFattura gratis per 30 giorni

Se sei un libero professionista oppure un’azienda interessata a migliorare la gestione delle fatture elettroniche ottimizzando i processi di acquisto, CheckFattura ti propone un account di prova gratuito di 30 giorni. Grazie a questa prova hai la possibilità di esplorare tutte le funzionalità del programma e farti un’idea più chiara delle potenzialità. Ti potrà aiutare a migliorare l’efficienza operativa e ti permetterà di ridurre i costi in base ai fornitori e alla tua attività lavorativa.

Sperimentando in prima persona il software potrai interfacciarti facilmente a questo tipo di strumento, senza aver paura di costi aggiuntivi ai servizi annuali. Se sarai a tuo agio con l’interfaccia principale e le funzionalità del programma potrai poi continuare a usarla come preferisci estendendo la prova gratuita al servizio per clienti abituali.

Oltre alle criticità lavorative che il software CheckFattura ti permette di evitare, vi sono tantissimi altri benefici che puoi sfruttare a tuo favore. Ad esempio, ti consente di produrre preventivi e fatture molto più velocemente, garantendoti maggiore produttività e controllo di acquisti e vendite.

A ciò si aggiunge anche una migliore organizzazione delle scadenze e dei pagamenti, oltre a una semplificazione eccellente della gestione dei magazzini a dispostone. Tutto ciò si traduce in una riduzione dei costi generali, legata all’eliminazione dei costi di stampa e alla spedizione delle fatture cartacee, che in questo caso vengono completamente bypassate dall’archiviazione digitale.

Aspetto da non trascurare è anche la sicurezza; infatti, non ti imbatterai nello smarrimento o la distruzione delle fatture, dato che sono completamente elettroniche e potrai recuperarle quando desideri dall’archivio del programma.

Molte aziende si affidano a CheckFattura anche per la sua capacità di integrarsi perfettamente ad altri sistemi aziendali, sviluppati principalmente per monitorare le attività economiche. Infatti, puoi interagire con diverse funzionalità analitiche che ti permettono di monitorare le performance finanziarie e di decidere con maggiore tranquillità sui dati concreti riscontrati.

In conclusione si può affermare che la lettura della fattura elettronica è ormai una necessità; un software dedicato può fare la differenza tra una gestione oculata e una invece che incide negativamente sui costi generali. L’uso della carta per la fatturazione elettronica è relegato al passato, anche se tanti professionisti non riescono a distaccarsi da una soluzione del genere.

In molti casi la motivazione che induce le aziende ad evitare software gestionali per la fatturazione elettronica è legata alla difficoltà di utilizzo. CheckFattura ha come obiettivo quello di essere user-friendly e di adattarsi a tutti coloro che vogliono un programma affidabile, efficiente e soprattutto intuitivo da usare nella quotidianità. A tali caratteristiche si aggiungono anche un’ottima automazione delle notifiche o dei messaggi e tante funzionalità innovative che possono aiutarti a comunicare con più clienti e fornitori.

I vantaggi di CheckFattura sono tanti e grazie alla prova gratuita di 30 giorni puoi sperimentare il servizio prima di sottoscriverlo per tutto l’anno. Una soluzione completa e innovativa che ti permetterà di affrontare e superare le sfide più complesse, come l’efficienza operativa e la riduzione dei costi aziendali.